Восстановление кадрового учета – это процесс создания (с «нуля») документации по личному составу в строгом соответствии с нормами законодательства и её оформление на каждого сотрудника организации. Наиболее часто такая необходимость возникает в преддверии выборочных или внеплановых проверок со стороны Департамента государственной инспекции труда, при выявлении фактов недобросовестной работы отдела кадров, при смене специалиста по учёту персонала (когда документы не были переданы или должным образом систематизированы), а также в случае трудовых споров с работниками. Восстановление учёта всегда обходится дешевле, чем потенциальные штрафные санкции или судебные иски от сотрудников.
Стоимость: от 400 руб. (базовый пакет) / от 800 руб. (полный пакет). Точная цена — после консультации.
Суть услуги
Мы обеспечим полное восстановление кадрового учета персонала вашей организации, если в ней по каким-либо причинам длительное время не велись обязательные документы, и возникла потребность в их оформлении или исправлении допущенных ошибок. Алгоритм работ.
Шаг 1. Анализ текущего состояния кадрового учёта предприятия
Определяем, какие документы в организации есть, а каких нет. Проводим проверку наличия учётной документации (номенклатуры дел, описей дел).
Шаг 2. Определение лиц, ответственных за учет
Устанавливаем круг лиц, которые в соответствующий период были ответственны за ведение кадрового учёта, для правильного оформления документов и подписей.
Шаг 3. Проверка и восстановление локальных нормативных правовых актов
Проверяем и при необходимости разрабатываем заново:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в соответствии с Типовыми правилами, утверждёнными постановлением Министерства труда РБ от 5 апреля 2000 г. № 46.
- Штатное расписание — в соответствии с ЕКСД и ЕТКС.
- Положение об оплате труда и Положение о премировании — соответствие ТК РБ.
- Должностные и рабочие инструкции на каждого работника.
Шаг 4. Восстановление документации кадрового учета по личному составу
Восстанавливаем (создаём) документы на каждого работника организации:
- Трудовые договоры (контракты) — должны соответствовать статьям 18 и 19 ТК РБ.
- Приказы (распоряжения) о приёме, переводе, продлении трудовых отношений, увольнении — в соответствии с ТК РБ.
- Личные карточки и личные дела работников.
- Записи в трудовых книжках — в соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ от 16 июня 2014 г. № 40.
- Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о коллективной материальной ответственности — с надлежащими лицами.
- Графики трудовых отпусков — соответствие ТК РБ.
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Шаг 5. Оформление документации в соответствии с требованиями к датировке
Важно: Ни законодательство, ни нормативные акты в сфере архивного дела и делопроизводства не предусматривают такой процедуры, как «восстановление делопроизводства» или «восстановление документов». Документация должна быть оформлена в установленные сроки, подписана уполномоченными должностными лицами. Датой документов является день их подписания (за исключением протоколов, постановлений и решений). Мы правильно оформляем все бумаги с соблюдением требований к датировке и подписанию.
Шаг 6. Систематизация и архивирование
Составляем номенклатуру дел (в случае её отсутствия). Классифицируем документацию в соответствии с заголовками дел и датами, передаём в архив организации дела, подлежащие архивному хранению.
Шаг 7. Подготовка к проверкам
Формируем полный комплект документов, готовый к предъявлению при проверках Департамента государственной инспекции труда и иных контролирующих органов.
Стоимость услуги
Точная стоимость восстановления кадров зависит от численности работников, количества отсутствующих документов, срочности выполнения и наличия филиалов.
Оставьте заявку — мы рассчитаем цену за 15 минут.
- Проведение анализа текущего состояния кадрового учёта работников
- Определение перечня отсутствующих документов
- Восстановление (создание) документации кадрового делопроизводства по установленному перечню (трудовые договоры, приказы, записи в трудовых книжках)
- Консультация по правильному оформлению
- Полное восстановление учёта «с нуля»
- Разработка отсутствующих локальных правовых актов (ПВТР, штатное расписание, положения)
- Систематизация и архивирование документов
- Подготовка к проверкам
FAQ
Часто задаваемые вопросы
Не нашли ответа на свой вопрос? Свяжитесь с нами — ответим в течение 30 минут в рабочее время.
Что такое восстановление кадрового учёта?
Это создание с «нуля» документов кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и оформление их на каждого работника организации. Необходимость возникает, если в организации длительное время не оформлялись обязательные документы по личному составу: контракты, личные карточки, приказы и пр. Чаще всего восстановление необходимо перед проверками, при смене кадрового специалиста (когда документы не были переданы) или при возникновении трудовых споров.
Какие документы восстанавливаются в первую очередь?
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- трудовые договоры (контракты) с работниками;
- приказы о приёме, переводе, продлении трудовых отношений, увольнении;
- записи в трудовых книжках;
- личные карточки и личные дела работников;
- график трудовых отпусков;
- книга учёта движения трудовых книжек.
Можно ли восстановить кадровый учёт самостоятельно?
Технически да, но это требует глубоких знаний трудового законодательства, Инструкции по делопроизводству, требований к оформлению документов и сроков их хранения. Ошибки при восстановлении могут привести к тому, что документация будет признана недействительной, что усугубит ситуацию. Мы рекомендуем доверить восстановление профессионалам.
Сколько времени занимает восстановление кадрового учёта?
Сроки зависят от численности работников, количества отсутствующих документов и их объёма. В среднем процедура для организации с 10–20 работниками занимает от 2 до 4 недель. Мы работаем оперативно и всегда укладываемся в согласованные сроки.
Что будет, если не восстановить кадровый учёт до проверки?
- наложение административных штрафов;
- предписание об устранении нарушений в установленный срок;
- при выявлении грубых нарушений — приостановление деятельности организации до устранения нарушений;
- судебные иски от работников, права которых были нарушены.