Общая информация
Кадровое делопроизводство — это не только оформление приказов о приеме на работу и увольнении. В соответствии с ТК РБ наниматель обязан разрабатывать и вести целый комплекс локальных правовых актов, регламентирующих трудовые отношения в организации. Отсутствие обязательных документов кадрового учета или ошибки в их оформлении влекут штрафы, а также лишают нанимателя возможности эффективно управлять персоналом и защищать свои интересы в суде.
Эксперты ООО “Юрпортал” помогут вам разработать, систематизировать и правильно оформить весь комплекс документации кадрового учета — от правил внутреннего трудового распорядка до журналов учета — чтобы ваша организация работала без штрафов и кадровых рисков.
Стоимость: от 300 руб. (базовый пакет) / от 900 руб. (полный пакет). Точная цена — после консультации.
Что входит в услугу
Мы разработаем и оформим все кадровые документы, необходимые для вашей организации:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — основной документ, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, режим рабочего времени и времени отдыха, дисциплину труда, поощрения и взыскания.
- График трудовых отпусков — составляется на календарный год не позднее 5 января (если иной срок не установлен коллективным договором) и доводится до сведения всех работников под роспись.
- Положение об оплате труда — устанавливает формы, системы и размеры оплаты труда, порядок премирования, условия выплаты надбавок и доплат.
- Положение о премировании — определяет показатели, условия и размеры премирования, основания для лишения премии.
- Положение об оказании материальной помощи — регулирует порядок и условия выплаты материальной помощи работникам.
- Положения об отделах (при наличии отделов в составе организационной структуры) — регламентирует порядок работы отдела.
- Коллективный договор — заключается между нанимателем и работниками (при наличии профсоюза или иного представительного органа) на срок от 1 до 3-ех лет.
Учетные и регистрационные формы
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — для учета приобретенных и выданных бланков.
Иные кадровые документы
- Личные дела работников — комплект документов на каждого сотрудника, включающий заявление о приеме, копии документов, личный листок по учёту кадров, автобиографию, копии приказов, аттестационные листы и др.
- Личная карточка работника — ведение личных карточек в РБ является обязательным.
- Номенклатура дел — систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
- Журналы регистрации приказов по личному составу — учёт всех приказов о приеме, увольнении, переводах, отпусках, командировках, премировании и др.
- Журнал учета командировочных удостоверений.
- Акты и другие документы — акты о несчастных случаях на производстве, акты об отказе от дачи объяснений, докладные и объяснительные записки, служебные записки.
- Документы по охране труда — инструкции по охране труда, журналы проведения инструктажей, акты аттестации рабочих мест по условиям труда.
Тарифы
Выберите подходящий пакет услуг
Точная стоимость зависит от количества разрабатываемых документов, численности сотрудников и специфики деятельности организации.
Оставьте заявку — мы рассчитаем цену за 15 минут.
Подготовка документов
- Разработка или проверка одного документа: ПВТР
- Положения об оплате труда
- Графика отпусков и др.
- Консультация юриста по порядку утверждения и введения в действие
Полное сопровождение
- Разработка полного комплекта ЛПА для вашей организации
- Разработка и внедрение всех обязательных учетных форм
- Юридическая консультация по ведению кадрового делопроизводства
- Помощь при проверках
Ошибки и возможные последствия
Штрафы за отсутствие или неправильное оформление кадровых документов
С 19 июня 2026 года вступили в силу изменения в КоАП от 6 января 2021 г. № 91-З (Закон № 138-З от 15 апреля 2026 г.). Отсутствие обязательных кадровых документов или ошибки в их оформлении стоят дорого — и это только штрафы, без учета судебных исков от работников.
Самые опасные нарушения:
- Отсутствие ПВТР — штраф 2-20 базовых величин (БВ).
- Отсутствие графика трудовых отпусков или его несвоевременное утверждение (после 5 января) — штраф 2-20 БВ.
- Отсутствие книги учета движения трудовых книжек или приходно-расходной книги — штраф 2-20 БВ.
- Отсутствие номенклатуры дел — штраф 2-20 БВ.
- Неведение личных дел работников (если их ведение предусмотрено локальными актами) — штраф 2-20 БВ.
- Отсутствие обязательных документов по охране труда — инструкций, журналов проведения инструктажей — штраф 5-40 БВ.
Но это только начало. Отсутствие правильно оформленных локальных правовых актов влечет:
- невозможность привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности;
- признание действий работодателя незаконными при трудовых спорах;
- необоснованность выплат — при отсутствии положения о премировании или материальной помощи любая выплата может быть оспорена;
- проблемы при проверках — Департамент государственной инспекции труда вправе назначить проверку и наложить штрафы.
Вывод: отсутствие правильно оформленных кадровых документов — это не экономия, а прямой путь к многотысячным штрафам и судебным искам. Один правильно разработанный локальный акт защитит вас от тысячных штрафов и судебных споров.
FAQ
Часто задаваемые вопросы
Не нашли ответа на свой вопрос? Свяжитесь с нами — ответим в течение 30 минут в рабочее время.
Какие кадровые документы обязательно должны быть в организации?
В обязательный перечень входят: ПВТР, штатное расписание, трудовой договор оформления на работу работника (контракт) с каждым сотрудником, приказы по личному составу, трудовые книжки, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также уведомление работника о продлении контракта.
Нужно ли разрабатывать Положение о премировании, если премии выплачиваются нерегулярно?
Если в организации предусмотрена система премирования (даже эпизодическая), наличие Положения о премировании является обязательным. Документ должен определять показатели, условия и размеры премирования, а также основания для снижения или лишения премии. Отсутствие такого положения лишает нанимателя возможности обосновать выплаты и применить дисциплинарные меры.
Кто отвечает за ведение кадровой документации в организации?
Ответственность за организацию ведения, учёт и хранение кадровых документов несет наниматель. Непосредственное ведение кадрового делопроизводства осуществляется специально уполномоченным лицом, назначенным приказом. При отсутствии такого лица ответственность ложится на руководителя организации.
Когда должен утверждаться график трудовых отпусков?
Документ утверждается на каждый календарный год до 5 января. Если коллективным договором, соглашением либо согласованием работодателем с профсоюзом установлен иной срок, применяется он. Работники должны быть ознакомлены с графиком под роспись.
Каков срок действия коллективного договора?
Он заключается на период от 1 до 3 лет. При взаимном согласии сторон его действие может быть продлено, но не более чем на 3 года.
Что такое номенклатура дел и для чего она необходима?
Номенклатура дел представляет собой реестр всех дел, которые формируются в процессе деятельности организации, с указанием их заголовков, сроков хранения и мест хранения. Она выполняет функцию учетного документа, позволяет эффективно организовать делопроизводственный процесс, обеспечивает сохранность документов и упрощает их передачу в архив.